Используйте Ответ All Функция в электронной почте Рассудительно

Напечатайте etiquette" электронной почты; в бар поиска любой популярной поисковой машины и Вы будете преобладать над одним миллионом хитов. Поскольку электронная почта используется так широко, она излагает определенные проблемы профессионалу, который пытается общаться хорошо. Любой тот более чем один миллион хитов скажет Вам льготы об использовании электронной почты, чтобы вести Ваше дело, потому что это - быстрая и эффективная форма сообщения. Однако, электронная почта часто - наименее привилегированный метод сообщения многими читателями.

С этим в памяти, я хочу обратиться к одному из многих вариантов электронной почты - Ответ All функция. Используя эту функцию тщательно поможет Вам защитить и увеличить свою профессиональную вероятность и препятствовать тому, чтобы Вы отчуждали своих читателей особенно те, кому не нравится электронная почта для начала.

Я - член многих групп онлайн, и часто лидер группы пошлет электронную почту всей группе, выделяющей информацию или предоставляющей пункт инструкции. Слишком часто, получатели этого сообщения группы ответят на отправителя, поражая Ответ All функция. Проблема с этим - весь их сделает, получил это, и thanks ответы заканчиваются в моем Входном почтовом ящике, становящемся беспорядком, который я должен сортировать через и удалить.

Преднамеренная Цель

Ответ All функция должна быть сохранена для того, когда все члены списка получателя нуждаются в посылаемой информации. Позвольте мне говорить, что снова, зарезервируйте Ответ All поскольку, когда ВСЕ участники нуждаются в ответе респондента. В том, сколько случаев делают Вы должны знать, что один из получателей сказал okay? Не часто. Вместо этого в интересе времени эффективности, и профессионализма этот тип ответа нужно послать только человеку, который производит оригинальную электронную почту.

Вы читали в моих других статьях, что плохая коммуникация - проблема Номер один в бизнесе. Удар Ответ All как привычку и не, поскольку тщательно выбранный выбор - плохая коммуникация, потому что это загромождает наши входные почтовые ящики с информацией, в которой мы не нуждаемся. Если мы полагаем что каждый Ответ All листок бумаги находится на наших столах, мы хотели бы все те ответы? Абсолютно нет. Мы были бы похоронены в газете!

Конечно, Ответ All имеет его использование. В совместном проекте, где все члены команды должен быть сохранен информируемым о движениях - на участников команды, используя Ответ All правильная вещь, чтобы сделать. Это особенно важно, если команда работает отдаленно или когда члены работы команды над противоположными изменениями или не видят друг друга часто. Тогда используя Ответ All хорошая коммуникация, потому что она держит линии коммуникации открытыми и перемещение. Но снова, я предостерегаю разумное использование Ответ All функция.

Реальные Последствия

У нас есть другое действительно серьезное основание, чтобы использовать Ответ All функционируйте рассудительно, и это имеет отношение к функционированию единицы как команда. Используя Ответ All хорошо может увеличить способность команды функционировать, держа открытую коммуникацию, таким образом помогая компании достигнуть ее целей. Однако, используя Ответ All может также использоваться как оружие и становится разрушительным к отношениям команды. Позвольте мне рассказывать Вам историю, чтобы помочь Вам понять это.

Я работал с организацией, у которой было довольно мало внутренней борьбы по различным причинам. Чтобы быть более благосклонным, президент организации послал приветственную электронную почту об усилиях одного штатного сотрудника к ее всему штату. Хорошая электронная почта. Хорошая работа по сообщению, как штат делает организацию лучше. Это было отзывчивой, превентивной вещью, чтобы сделать со стороны президента. Вот то, что случилось затем: другой из президентских сотрудников поражал Ответ All и сказал не забывайте, что Джейн вносила своя вклад, также

Случайному наблюдателю этот обмен, возможно, кажется, не грандиозное предприятие. Но в то время как то сообщение могло бы казаться безвредным, оно передает вспыльчивость также. Ответ штатного сотрудника был разработан не только, чтобы признать Джейн, но и к show остальная часть штата, что президент действительно не знал то, что продолжалось в организации. Факт, что штатный сотрудник послал Ответ All у признать Джейн было подрывное намерение, и это должно было выставить недостатки президента. Президент тогда взобрался, чтобы дать Джейн надлежащее подтверждение и послал другое сообщение через Ответ All подтверждение вклада Джейн. Результат: президент был помещен в оборону перед ее всем штатом. Не хорошее положение для лидера, чтобы быть в.

Различные Результаты

Эта ситуация, возможно, была обработана лучше? Уверенный. Штатный сотрудник должен был просто ответить, звонить, или говорить с президентом непосредственно, чтобы напомнить ей об усилиях Джейн. Выполнение так проявило бы уважение по отношению к президенту и позволило бы президенту возможность пересмотреть оригинальное сообщение, чтобы дать Джейн надлежащий кредит, не будучи помещенным в защитное положение.

Используя Ответ All выбор может быть одной из тех вещей, которые люди делают, чтобы сделать их рабочие места легче, но они делают это, не рассматривая потенциальных отрицательных эффектов на организацию, и рабочие вовлекали. Мой совет: будьте осторожны. Использование Ответ All только, когда все те люди в списке получателя нуждаются в информации, Вы имеете и когда они нуждаются в этом от Вас. Иначе, только ответьте на инициатора сообщения и позвольте им делать свои рабочие места лучше.

Об Авторе:

Токарь д-р Tracy Peterson работает с организациями, которые хотят превратить их менеджеров в лидеров и с лидерами, которые хотят услышать их сообщения. Она - эксперт и в письменной и в устной коммуникации и проводит представления и семинары, чтобы помочь людям, и корпорации встречают свои цели коммуникации.



  • 1